POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS E INFORMACIÓN PERSONAL DE CLIENTES

Las políticas que se describen a continuación han sido elaboradas y configuradas de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 para establecer las disposiciones y parámetros generales para la protección de los datos personales y de la información que le hubiere suministrado a la sociedad Fractional Residence Club S.A. en desarrollo de sus actividades de administración, gestión, operación, diseño e implementación de productos vacacionales de multipropiedad y relacionados.

1- Responsable de la información.

Para todos los efectos la sociedad Fractional Residence Club S.A., con NIT 800239927-1 responsable de la información que le haya sido suministrada por sus clientes, promitentes compradores, compradores y afiliados o vinculados. Sus datos de contacto son: Dirección Carrera 17ª Nro 100-40 correo electrónico sara.moreno@fractionaltravel.com teléfono 6397000.

2.- Definiciones.

Las presentes políticas se rigen y acogen las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2.012 y en el decreto 1377 de 2.013.

Artículo 3º de la Ley 1581 de 2.012: Definiciones. Para los efectos de la presente ley, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 3° del Decreto 1377 de 2.012. Definiciones. Además de las definiciones establecidas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, para los efectos del presente decreto se entenderá por:

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

3.- Tratamiento al que serán sometidos los datos y finalidad.

Los datos que recibimos directamente de sus titulares están sometidos a las presentes políticas de tratamiento de la información y corresponden únicamente a los datos que son pertinentes y procedentes para los fines del tratamiento. La información y los datos estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el Titular de los mismos, salvo que se trate de datos públicos. Al suministrar sus datos está autorizando el tratamiento en los términos y condiciones establecidos en la presente política. En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida.

Se trata de los datos que sus clientes, promitentes compradores, compradores y afiliados o vinculados le hubieran suministrado, correspondientes al nombre, número de documento de identidad, nacionalidad, datos de contacto entre los cuáles se encuentra el número de teléfono y la dirección tanto física como de correo electrónico, así como todos aquellos datos que sean requeridos para el cabal y correcto desarrollo y ejecución de la relación contractual correspondiente en desarrollo de la cual han sido suministrados.

En esa medida, Fractional Residence Club S.A. podrá recoger, almacenar, actualizar, recolectar, procesar, tratar, transferir, transmitir y disponer de los datos o información los titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley. No obstante lo anterior, en la mayoría de los casos se trata de información que corresponde a datos públicos, con el alcance y los efectos conferidos por la ley. En ningún caso se recogerán ni tratarán datos sensibles.

Los datos son utilizados para la gestión, manejo y administración de la relación contractual; para el envío de comunicaciones sobre la compra, sobre los productos de los que son titulares, sobre los saldos o cuentas pendientes o para indagar sobre la experiencia y comentarios que hubieran podido; para remitir información sobre los beneficios de los programas; para el manejo y gestión de cartera y recaudo de pagos en los casos en los que ello resulta procedente; para control interno estadístico de uso y de preferencias; para comunicaciones relacionadas con citaciones, convocatorias; para informar sobre el estado del inmueble o los inmuebles según el caso. La política de manejo de datos excluye cualquier cesión o entrega de datos o información a terceras personas no vinculadas o relacionadas con Fractional Residence Club S.A. No obstante, en desarrollo y ejecución de los contratos que se suscriban podrá transmitirse su información a los hoteles, destinos o compañías en los que se hagan efectivos los derechos que confieren tales contratos, así como a RCI o cualquier otra compañía similar a través de la cual se lleve a cabo el intercambio vacacional o de cualquier otra naturaleza si es que a él hubiera lugar.

4.- Derechos de los titulares de datos.

El artículo 7º de la Ley 1581 de 2.012 establece los derechos de los niños, niñas y adolescentes:

Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

De conformidad con el artículo 8º de la Ley 1581 de 2.012, los siguientes son los derechos que le asisten a los titulares de datos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para el ejercicio de los derechos nos remitimos a lo dispuesto en el artículo 20 del decreto 1377 de 2.013:

Artículo 20. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

5.- Deberes del responsable y del encargado del tratamiento de la información

De conformidad con los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2.012, los siguientes son los deberes de los responsables y de los encargados del tratamiento de la información:

Artículo 17. Deberes de los Responsables del Tratamiento. Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g) Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

6.- Peticiones, consultas y reclamos. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar autorización.

Los titulares de los datos e información así como las personas que están facultadas para ejercer sus derechos podrán elevar y presentar peticiones, consultas y reclamos por escrito al correo electrónico Fractional Residence Club S.A.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atender la consulta en ese plazo, se informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalado la fecha en la que se atenderá la consulta, que no podrá ser posterior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quien esté legitimado por la ley, y considere que la información contenida debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o cuando considere que el tratamiento dado a los datos personales infringe normas legales, podrán presentar, en concordancia con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, reclamos al correo electrónico sara.moreno@fractionaltravel.com- Las quejas y reclamos serán tramitados bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento al correo electrónico sara.moreno@fractionaltravel.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área de Atención al socio tiene a su cargo recibir, atender y canalizar todas las peticiones, consultas y reclamos que se presenten.

7.- Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

Las presentes políticas de tratamiento de información personal entraron a regir desde el día 1 de junio de 2.014 y se pueden consultar en la página web.

La base de datos estará vigente durante el periodo correspondiente al término de duración de los contratos y vínculos jurídicos celebrados y mientras perdure la finalidad para la cual ha sido concebida.